„Viele Sparkassen sind im Rechnungswesen personell derzeit schon stark ausgelastet. Und vor dem Hintergrund der Fokussierung auf regulatorische Themen steht das Rechnungswesen in Sachen Digitalisierung noch am Anfang. Sobald der Druck des Generationenwechsels und der stärkeren Digitalisierung jedoch weiter voranschreitet, wird der Bedarf nach einer standardisierten und digitalen Lösung gemäß der BdZ-Strategien wachsen“, prognostiziert Oliver Fiebig, Projektleiter Rechnungswesen beim S-Servicepartner Norddeutschland. „Das BdZ-Ziel sowie auch unser Ziel ist es, dass Sparkassen in Zukunft komplett beleglos arbeiten können und nirgendwo mehr gestempelt, kopiert oder papierhaft archiviert werden muss.“

Ausgehend vom OSPlus-Rechnungsbuch haben die Experten des S-Servicepartners die einzelnen Prozessschritte betrachtet und Standardleistungen dafür entwickelt. Vom Eingang des Belegs bis hin zum Jahresabschluss soll perspektivisch das gesamte Rechnungswesen als digitale Prozesskette abgebildet werden. „Für die Rechnungsbearbeitung und die Anlagenbuchhaltung können wir das bereits, die Hauptbuchhaltung befindet sich gerade in der Praxiserprobung und die Debitorenbuchhaltung sowie der Jahresabschluss stehen noch auf der Agenda“, so Oliver Fiebig.

Enorme Einsparmöglichkeiten

Ergänzende Module wie die Anlagenbuchhaltung sind mit dem elektronischen Rechnungsbuch in OSPlus verknüpft und vollständig in den digitalen Workflow integriert. „Die Standardleistungen haben wir so konzipiert, dass sie untereinander gut zusammenarbeiten und große Teile komplett automatisiert laufen. Dadurch sparen wir – und insbesondere unsere Kunden – zahlreiche zeitintensive, manuelle Tätigkeiten ein. Mit unserer Lösung können Sparkassen ihr Rechnungswesen mit deutlich weniger Klicks abbilden und es somit in das digitale Zeitalter überführen“, erklärt Michael Majewski, Produktmanager beim S-Servicepartner.

Diesen Schritt ist die Stadtsparkasse Schwerte bereits gegangen, als sie Ende 2020 ihre Rechnungsbearbeitung inklusive Rechnungsbuch und Anlagenbuchhaltung von einem anderen Dienstleister an den S-Servicepartner übergab. „Gerade, wenn eine Sparkasse so wie wir auf eine stringente personelle Kapazitätenplanung achten muss, ist eine Auslagerung von einfachen Standardprozessen zu empfehlen. Der Mehraufwand, der am Anfang einer Auslagerung immer steht, wird im weiteren Verlauf durch die Vorteile der Ressourcenschonung wieder mehr als aufgefangen“, weiß Andreas Barth, Bereichsleiter Unternehmenssteuerung bei der Stadtsparkasse Schwerte. „Aus diesem Grund lagern wir einfache standardisierte Prozesse aus, damit wir bei uns kein qualifiziertes Personal für einfache Tätigkeiten binden. Zudem ist dadurch eine dauerhafte personelle Vertretung auch im Notfall gewährleistet.“

Umstieg zum Jahresabschluss

Da der Übergang kurz vor dem anstehenden Jahresabschluss erfolgte, übernahm der S-Servicepartner die Prozesse zunächst so, wie sie mit dem vorhergehenden Dienstleister umgesetzt wurden. Erst nach und nach wurden diese dann in den neuen Standard überführt. „Auf diese Weise konnten wir die Anbindung gemeinsam mit der Stadtsparkasse Schwerte erfolgreich umsetzen und dabei vielfältige Erkenntnisse aus der Praxis gewinnen“, erinnert sich Oliver Fiebig. Auch die Sparkasse ist mit dem Ergebnis zufrieden:

„Der Übergang ist seitens des S-Servicepartners gut begleitet worden. Durch sehr nahe Abstimmung konnten die Prozesse schnell angeglichen werden, sodass ein sauberer Übergang erfolgte“, erzählt Andreas Barth. „Bereits aus vorangegangen Projekten wissen wir, dass der S-Servicepartner immer an einer guten Zusammenarbeit interessiert ist. Auch bei kleineren Instituten werden hier alle Fragestellungen sehr ernst genommen und entsprechende Lösungen angeboten.“