Zukunft mitdenken: Warum die strategische Planung von Auslagerungen sinnvoll ist
„Was willst du mehr?“ Mit der ersten bundesweiten Arbeitgeber-Markenkampagne soll die Wahrnehmung der Sparkassen-Finanzgruppe als Top-Arbeitgeber gestärkt werden. Eine wichtige Initiative, denn angesichts der demografischen Entwicklung stehen Sparkassen vor der Herausforderung, notwendiges Expertenwissen konstant vorzuhalten und damit operationelle Risiken zu vermeiden. Der Fachkräftemangel und der Kampf um Talente sind auch in der Sparkassen-Finanzgruppe längst angekommen. Doch nicht nur die rechtzeitige Nachbesetzung von Stellen ist eine Möglichkeit, operationelle Risiken zu minimieren. Das zielgerichtete Recruiting kombiniert mit einer strategischen Auslagerung führt langfristig zum Erfolg. Denn damit können Synergieeffekte realisiert sowie operationelle Risiken und Kosten reduziert werden. Dies stärkt die Wettbewerbsfähigkeit der Sparkassen. Wichtig ist, frühzeitig Handlungsfelder zu identifizieren und die richtigen Experten ins Boot zu holen.
Betriebsstrategie der Zukunft – mit Konzept zum Erfolg
Die Betriebsstrategie der Zukunft, kurz BdZ, begleitet Sparkassen schon länger. Jedoch ist die Umsetzung noch sehr heterogen. Steffen Robus, der das Geschäftsfeld Consulting im S-Servicepartner verantwortet, berichtet:
„Kernaufgabe von BdZ ist die Umsetzung der Arbeitsteiligkeit in der Sparkassen-Finanzgruppe mit dem Ziel, die Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig zu stärken. Doch viele Sparkassen haben hier noch offene Fragen: Welche personellen Handlungsfelder gibt es in den nächsten Jahren? Wer kann mir Lösungen im Sinne der Sparkassen-Finanzgruppe bieten? Wie sieht ein umfassendes Konzept für die Auslagerung aus? Welche wirtschaftlichen Effekte lassen sich mit einer Umsetzung realisieren? Wie kann man eine Auslagerung operativ umsetzen? Eine individuelle und unabhängige Beratung hilft, Antworten auf diese Fragen zu erhalten.“
Gemeinsam mit den Experten des S-Servicepartners können Sparkassen im Rahmen einer Analyse ihre operationellen Risiken ermitteln, Handlungsfelder ableiten und ein passendes Auslagerungskonzept erarbeiten. „Aufgrund der demografischen Dynamik macht es Sinn, frühzeitig Transparenz über personelle Handlungsfelder und Auslagerungsszenarien zu schaffen und entlang eines Outsourcing-Plans zu agieren. Damit kann das operationelle Risiko in Bezug auf die Verfügbarkeit von Kapazität und Know-how gut gesteuert werden“, erläutert Robus.
Steuerung auf Sicht gefährlich
Gerade in hoch spezialisierten Bereichen wie dem Meldewesen oder dem Risikocontrolling stehen Sparkassen schnell vor großen Herausforderungen, wenn qualifizierte Fachkräfte zum Beispiel altersbedingt ausscheiden. Experte Simon Wulff aus dem S-Servicepartner sagt:
„Der Arbeitsmarkt ist im Bereich der Regulatorik und Banksteuerung nahezu leergefegt – Experten zu gewinnen wird immer schwieriger. Das erleben wir als Dienstleister und so ergeht es auch den Sparkassen. Wenn sich beispielsweise durch den altersbedingten Weggang der Spezialisten im Haus Lücken ergeben, ist es gefährlich, auf eine kurzfristige adäquate interne oder externe Besetzung zu hoffen.“
Aktuell erreichen den S-Servicepartner viele kurzfristige Anfragen zur Unterstützung im Meldewesen oder Risikocontrolling. Das Problem: Bei zahlreichen Anfragen konnte der Dienstleister in der Vergangenheit aushelfen, aber auch der S-Servicepartner stößt bedingt durch die starke Zunahme an Notfallanfragen inzwischen an seine Kapazitätsgrenzen. „Teils entscheiden sich die Sparkassen nur für eine kurzfristige, befristete Auslagerung in der Hoffnung, selbst Personal am Arbeitsmarkt zu gewinnen. Diese Steuerung auf Sicht wird schnell zum Problem. Aufgrund auch unserer begrenzten Ressourcen können wir die Leistungsfähigkeit für die mehrfache Verlängerung von Notfall-Anfragen leider nicht garantieren“, erläutert Wulff. Besser ist es, die Auslagerung strategisch und planvoll anzugehen, um eine Verlässlichkeit für beide Seiten sicherzustellen. Hierbei ist auch wichtig, die prozessuale und technische Umsetzung erfolgreich zu planen und rechtzeitig anzugehen.
Erster Schritt: Analyse
Doch wie sollte man vorgehen? „Am besten startet man mit der Analyse“, berichtet Simon Wulff. „Einige Häuser kommen bereits dann zu uns, wenn klar ist, dass in ein paar Jahren Leistungsträger das Haus verlassen. In einem Intensiv-Workshop insbesondere zum Melde- und Rechnungswesen untersuchen wir gemeinsam mit der Sparkasse die Prozesse auf Optimierungs- und Standardisierungspotenzial. Der Vorteil: Wir lernen im Workshop schon die Prozesse und Besonderheiten der Sparkasse kennen – so ist ein perspektivisches Onboarding schneller umsetzbar bzw. rechtzeitig einzuleiten. Die Sparkasse hingegen profitiert von unserer Experten-Analyse und kann sich damit ein besseres Bild über ihre Handlungsoptionen verschaffen“.
Der S-Servicepartner plant, das Angebot der Intensiv-Workshops auch auf das Risikocontrolling auszuweiten. Dieser Zukunfts-Check-Up setzt Sparkassen in die Lage, ihre Möglichkeiten auszuloten.
Passende Modelle für die Umsetzung
Die gemeinsame Analyse zusammen mit den Beratern ist der erste Schritt auf dem Weg in den Betrieb der Zukunft. Sie bildet die Grundlage für weitere Aktivitäten, z. B. die Erstellung eines Auslagerungskonzepts. Auch hier arbeitet der S-Servicepartner Hand in Hand mit den Sparkassen: Aus der praktischen Erfahrung können die Berater wertvolle Tipps für die Gestaltung des sinnvollen Auslagerungsportfolios geben sowie für die Planung der operativen Umsetzung. „Dafür gibt es unterschiedliche Umsetzungsmodelle und Auslagerungsoptionen“, weiß Steffen Robus. „Viele Sparkassen steigen mit einem Spitzenausgleich ein – dieser sichert die Produktion bei Ressourcenengpässen oder Auftragsspitzen ab. Dann gibt es natürlich noch die Auslagerung einzelner Produkte, die leicht abgrenzbar sind. Dies ergänzt die eigene Marktfolge optimal und kann beispielsweise den Ausfall einzelner Spezialisten gut auffangen. Und natürlich kann auch eine Gesamtauslagerung umgesetzt werden – mit entsprechenden Lösungen für das Personal. Hier sind wir dann in einem größeren Projektrahmen gemeinsam mit der Sparkasse unterwegs“, sagt Robus. Egal, für welchen Umfang sich eine Sparkasse entscheidet – die Berater des S-Servicepartners begleiten sie versiert bei der operativen Umsetzung der Auslagerung. Ein wesentlicher Punkt dabei ist, mit einem analysebasierten Outsourcing-Plan zu handeln, der die individuellen Rahmenbedingungen berücksichtigt. Das gilt neben den hier beispielhaft aufgeführten Bereichen Meldewesen und Risikocontrolling auch für die gesamte Marktfolge Aktiv und Passiv, den Zahlungsverkehr sowie die Personalverwaltung.
Wichtiger denn je: Kräfte bündeln
Für die Sparkassen-Finanzgruppe wird auch angesichts demografischer Herausforderungen wichtiger denn je, die Kräfte zu bündeln und arbeitsteilig vorzugehen. Der Wandel gemäß der Betriebsstrategie der Zukunft ist dringend nötig – denn jedes Institut wird irgendwann vor der Herausforderung stehen, Expertenwissen zu erhalten und Spezialisten ersetzen zu müssen. Umso wichtiger ist es, die Risiken zu kennen und mit einem klugen Konzept vorzubeugen.