Gewappnet für den Notfall
Krieg, Naturkatastrophen, Pandemie und Energiekrise – in den vergangenen Jahren haben uns einige Ereignisse deutlich vor Augen geführt, wie wichtig eine gute Notfallvorsorge ist.
Nicht nur öffentliche Einrichtungen oder Privatpersonen sollten sich für den Ernstfall rüsten. Auch für Unternehmen ist eine Notfallvorsorge wichtig. Denn Notfälle kann man nicht ausschließen – aber ihre Auswirkungen minimieren.
Alle Risiken im Blick
Im Unternehmenskontext sind die Szenarien vielfältig. Geschäftsunterbrechungen können in unterschiedlichem Ausmaß von verschiedensten Auslösern hervorgerufen werden, z. B. durch Brand, Standorträumung, Stromausfall, Sturm oder Unwetter, Netzausfall oder Pandemien. Das Ausmaß der Einschränkung kann von der einfachen Störung bis hin zur Katastrophe reichen.
„In diesen Fällen muss man einen kühlen Kopf bewahren und einen Plan haben“, sagt Björn Rack, Leiter des Risikomanagements im S-Servicepartner. „Unsere Kunden verlassen sich auf eine reibungslose Bearbeitung ihrer Prozesse. Einige davon – insbesondere im Zahlungsverkehr – gehören zur kritischen Infrastruktur im Finanzwesen. Ihre Absicherung ist daher besonders wichtig.“
Kritikalität von Prozessen bestimmen
Der S-Servicepartner orientiert sich bei seiner Notfallvorsorge an den Empfehlungen des Deutschen Sparkassen- und Giroverbands und am „IT-Grundschutz“ des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). „Zu unseren Standardprodukten gehört, dass wir einschätzen, wie kritisch der Prozess ist. Dafür nutzen wir die sogenannte Business-Impact-Analyse“, erklärt Notfallmanager Sascha Skrobarczyk.
Diese erfasst die Ressourcen und Abhängigkeiten, die den Prozessen zugrunde liegen, und berücksichtigt beispielsweise benötigte Wiederanlaufzeiten. Bei der Einschätzung spielen unter anderem gesetzliche Anforderungen an das Produkt eine Rolle. So müssen z. B. bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs Fristen eingehalten werden.
„Unsere Einschätzung stimmen wir im Zuge des Vertragsschlusses mit unseren Kundensparkassen ab“, sagt Skrobarczyk. Mit diesem Vorgehen setzt der S-Servicepartner unter anderem die Anforderung der MaRisk (TZ 7.3 Notfallkonzept) um, wonach das auslagernde Institut und das Dienstleistungsunternehmen über aufeinander abgestimmte Notfallkonzepte verfügen müssen.
Im Falle eines Notbetriebs würden vorrangig die Geschäftsprozesse bearbeitet werden, die eine sehr hohe Anforderung an die zeitliche Verfügbarkeit haben.
Back-Up-Standorte
Als bundesweit aufgestellter Dienstleister verfügt der S-Servicepartner über umfassendere Ressourcen als eine einzelne Sparkasse. Personal und Technik sind auf viele Regionen verteilt. Das ist Vor- und Nachteil zugleich, wie Rack erläutert: „Wir sind bis auf wenige Prozesse nicht auf einen einzelnen Standort angewiesen. Dies hilft uns, wenn lokale Ereignisse den Geschäftsbetrieb stören, zum Beispiel Stromausfälle, Unwetter oder ein größerer pandemiebedingter Personalausfall. Ehrlichweise muss man aber dazu sagen, dass die Prozessübernahme natürlich überall einen gleichen Standard in den Geschäftsprozessen voraussetzt. Dies zu etablieren ist bekanntermaßen herausfordernd.“
Praxistauglich? Notfallpläne auf dem Prüfstand
Im Business Continuity Management (BCM) sind einheitliche Standards etabliert und werden in der Praxis gelebt. Dazu gehören Notfallkonzepte, Notfallpläne und zentrale Vorgehensweisen im Krisenfall sowie Risikokoordinatoren vor Ort. Jedoch nützt der beste Plan nichts, wenn er nicht praxistauglich ist. Daher ist auch die regelmäßige Durchführung von Notfallübungen fest etabliert.
Skrobarczyk berichtet: „Wir testen unterschiedliche Szenarien bewusst technisch und operativ, um die Notfallpläne auch mal praktisch durchzuspielen. Dabei gibt es nämlich erfahrungsgemäß einiges zu beachten. Ganz plakativ kann man das am Beispiel des Digitalisierens bzw. Scannens von Unterlagen verdeutlichen. Ein Scanner am Standort Münster funktioniert nicht? Dann brauchen wir eine technische Alternative, einen anderen Scanner z. B. in Oberhausen. Doch wie transportieren wir das Papier zum Notfallstandort? Es gilt, neben technischen Fragen auch logistische Abläufe zu planen. Diese Notfall-Szenarien spielen wir regelmäßig durch und dokumentieren dies.“
Auch wenn man nicht immer vom Schlimmsten ausgehen sollte, ist genau das die Aufgabe des Notfallmanagements: Störungen und Risiken kennen, das Vorgehen planen und durchspielen, um die Auswirkungen auf ein vertretbares Maß zu reduzieren. So ist der S-Servicepartner für alle Fälle gewappnet – und wird sich auch im Notfall darauf konzentrieren, zuverlässig für seine Kunden zu arbeiten.