Digitale Zusammenarbeit mit Sparkassen: schneller und effizienter ans Ziel
„3,4 Millionen Menschen in Deutschland leben offline“ – teilte zuletzt das Statistische Bundesamt in Wiesbaden unter Berufung auf Erhebungen zum Nutzungsverhalten im Kommunikationsbereich aus dem vergangenen Jahr mit. Laut Statistischem Bundesamt waren demnach knapp sechs Prozent der Menschen im Alter zwischen 16 und 74 Jahren in Deutschland noch nie im Internet. Im digitalen Zeitalter unvorstellbar, zumal viele Dienstleistungen nur noch online angeboten werden.
Von A wie Angebot bis Z wie Zusendung von Berichten – „digital“ ist auch Standard im S-Servicepartner. Das gilt für den ersten Kontakt mit einer neuen Kundensparkasse über die Anbindung der Produktion bis zur Sachbearbeitung und Erstellung von Berichten für den Dienstleistersteuerer.
Ab Mai geht der S-Servicepartner einen weiteren bedeutsamen Schritt in Richtung digitale Zusammenarbeit: Sparkassen haben ab jetzt die Möglichkeit, Vereinbarungen mit dem S-Servicepartner mit einer elektronischen Signatur rechtsverbindlich abzuschließen, z. B. Geschäftsbesorgungsverträge oder Leistungsscheine. Beide Vertragsparteien können nun Unterschriften unter höchsten Sicherheitsstandards zeit- und ortsunabhängig leisten, wodurch sich die Bearbeitungsdauer des Vertragsabschlusses erheblich verkürzt.
Digital schon ab der Geschäftsanbahnung
Bevor es zum Vertragsabschluss kommt, können sich interessierte Sparkassen bereits im Vorfeld auf der S-Servicepartner Internetseite umfassend über Produkte und Dienstleistungen informieren und per Mausklick direkt mit dem Vertrieb Kontakt aufnehmen, um ein Beratungsgespräch zu vereinbaren.
„Unser Ziel ist es, neuen und bestehenden Kunden stets Produkte und Leistungen anzubieten, die für die Sparkasse die bestmögliche Lösungsoption darstellen und einen hohen Mehrwert bieten. Hierfür ist es wichtig, dass wir in einem ausführlichen Beratungsgespräch die spezifische Ausgangslage analysieren und dann die möglichen Handlungsoptionen gemeinsam besprechen. Bei der Beratung hat sich mittlerweile das virtuelle Format etabliert und bewährt. Hier kommt in der Regel der FI-Standard Skype zum Einsatz, um Abläufe und Zusammenhänge transparent erläutern zu können“, erklärt Heiko Wegner, Vertriebsleiter im S-Servicepartner Deutschland.
Nach Abstimmung der möglichen Lösungsoption erhält die Sparkasse ein auf ihren Bedarf ausgerichtetes Angebot. Nach Angebotsannahme bereitet der S-Servicepartner schließlich die entsprechenden Vertragsunterlagen vor. Von MaRisk über Bankgeheimnis bis hin zur DSGVO-konformen Datenverarbeitungen: Trotz der vielen rechtlichen Anforderungen an eine Auslagerung hat der S-Servicepartner es geschafft, ein Verfahren zum elektronischen Vertragsabschluss zu etablieren. Das spart wertvolle Ressourcen und ermöglicht beiden Seiten die elektronische Archivierung. Falls die Sparkasse jedoch einen Papiervertrag benötigt, ist ein Vertragsabschluss in dieser Form weiterhin möglich.
Elektronische Signatur: schneller und nachhaltiger zum Vertragsabschluss
Im ersten Schritt erhält die Sparkasse über das System DocuSign einen E-Mail Link zum Vertrag. Ob mit der eigenen Unterschrift oder alternativ mit einem Kürzel: Sobald die bevollmächtigte Person die Datei öffnet, kann sie die Vereinbarung erneut durchlesen und daraufhin rechtsverbindlich und manipulationssicher signieren. Anschließend erhalten alle Beteiligten in elektronischer Form neben dem unterschriebenen Vertrag ebenfalls ein Abschlusszertifikat, welches im Falle eines Rechtsstreits als Prüfprotokoll und somit als Beleg dient.
„Die elektronische Signatur erleichtert den Sparkassen und uns erheblich die Zusammenarbeit. Von nun an können digitale Verträge innerhalb von wenigen Minuten rechtsverbindlich unterschrieben werden. Dadurch wird der Vertragsabschluss nicht nur schneller und mobiler, sondern auch nachhaltiger“, berichtet Olaf Nestler, Leiter Vertriebsinnendienst im S-Servicepartner Deutschland.
Digitaler Auftragseingang
Sobald der Vertrag unterschrieben ist, geht es in die Vorbereitung zur Umsetzung.
„Wir bieten zur Produktionsvorbereitung digitale Workshops an“, sagt Heiko Wegner. „Die Fachverantwortlichen der Sparkasse tauschen sich hier mit unseren Expertinnen und Experten darüber aus, damit wir reibungslos die Sachbearbeitung übernehmen können.“
Der S-Servicepartner arbeitet direkt in den beigestellten Systemen der Sparkasse – insbesondere OSPlus. Aufträge von Kundeberatern können auch über OSPlus_neo im S-Servicepartner eingereicht werden. Ergänzt wird dies z. B. im Bereich der Personalsachbearbeitung durch den Einsatz von SharePoint. Hier können Mitarbeitende der Sparkasse ihre Fragen und Anträge rund um Vergütung, Bescheinigung oder Gehalt über einen SharePoint-Workflow einreichen.
Digitale Leistungsüberwachung
Berichte werden der Sparkasse digital bereitgestellt, z. B. für Dienstleistersteuerung, Revision, Datenschutz, Notfall- und Risikomanagement sowie monatliche Rechnungen.
„Wir im S-Servicepartner arbeiten im Standard digital und werden auch in Zukunft unser Angebot weiter optimieren. Damit sparen wir nicht nur wertvolle Ressourcen, sondern leisten einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit“, fügt Heiko Wegner abschließend hinzu.