Vorsorge leicht gemacht: Wie die Auslagerung der Verwaltung von S-Vorsorge-Verträgen Entlastung bringt
Vertrag abschließen, monatlich sparen und Gespartes auszahlen – so sieht die Theorie von S-Vorsorge-Produkten aus. Da sich der Vertrag an das Leben des Kunden anpasst, passiert in der Zwischenzeit eine Menge: Kinder kommen hinzu, ein Haus wird gekauft, es wird neu geheiratet. Das gilt es, zu berücksichtigen. Bei rund 600.000 S-Vorsorge-Verträgen in der Sparkassen-Finanzgruppe bindet diese Verwaltung viel Kapazität.
Darüber hinaus erfordert die Bearbeitung intensives Fachwissen, das aufgrund der Vielzahl an Anträgen und Gesetzesvorgaben stets aktuell zu halten ist. Für Entlastung bei der Verwaltung sorgt der S-Servicepartner: Der Dienstleister übernimmt für Sparkassen u. a. die komplette Bearbeitung von Vertragsänderungen, Vertragsauflösungen sowie das Zulagemanagement. Mehr als 20 Sparkassen vertrauen bereits auf die Kompetenz des S-Servicepartners.
2020 hat sich die Sparkasse Rastatt-Gernsbach dafür entschieden, die Verwaltung ihrer Bestandsverträge auszulagern. Welche Beweggründe dahinter standen und welchen Nutzen die Sparkasse durch die Auslagerung hat, erzählt uns Petra Anbau, stellvertretende Abteilungsleiterin Marktfolge Passiv in der Sparkasse Rastatt-Gernsbach, im Interview.
Frau Anbau, seit gut drei Jahren lassen Sie Ihre Bestandsverträge nun schon vom S-Servicepartner bearbeiten. Gehen wir zurück zu den Anfängen. Warum haben Sie sich damals für eine Auslagerung entschieden?
Wir haben uns ganz bewusst für eine Auslagerung entschieden. Denn sie hat nicht nur unsere personellen Engpässe zu dem Zeitpunkt aufgefangen, weil unsere langjährige Expertin in den Ruhestand gegangen ist und wir die offene Stelle nicht nachbesetzen konnten. Eine Auslagerung gewährleistet auch eine konstante Bearbeitung und ist dadurch eine langfristige Lösung, um für die Zukunft gerüstet zu sein und nicht nochmal in dieselbe Situation zu kommen.
Wie sieht die Aufgabenteilung zwischen Ihnen und Ihrem Dienstleister in der Praxis aus?
Wir haben uns für das Fullservice-Angebot vom S-Servicepartner entschieden. Daher übernehmen die Expertinnen und Experten dort auch nahezu alle Aufgaben der Bestandsbearbeitung: von der Erfassung der Zulageanträge über Festsetzungsanträge bis hin zum Versorgungsausgleich. Bei uns ist nur noch ein kleiner Teil an Aufgaben verblieben wie der Verkauf der Auszahlphase.
Wie lief die Anbindung ab? Wie herausfordernd war diese bei dem Thema?
Der Schritt hin zu einer Auslagerung geht natürlich erstmal mit Veränderungen in der eigenen Sparkasse einher. Da ist selbstverständlich, dass man sich zuerst mit dem neuen Partner einspielen und lernen muss, wer welche Aufgabe übernimmt und wie die Schnittstellen reibungslos funktionieren. Dafür waren einige Telefonate und Abstimmungen nötig, denn wir haben Vorgänge teils unterschiedlich gehandhabt. Zudem war es für unsere Beraterinnen und Berater im Markt eine Umstellung, Fragen nicht mehr inhouse zu klären, sondern dafür den S-Servicepartner anzurufen. Aber auch das haben wir schnell hinbekommen.
Bei S-Vorsorge-Verträgen ist viel Fachkompetenz gefragt. Würden Sie sagen, dass eine Auslagerung eine sinnvolle und praktikable Alternative zur Rekrutierung neuer Mitarbeitenden in der Sparkasse ist? Der Arbeitsmarkt ist ja bekanntermaßen leergefegt, Fachkräfte schwer zu finden.
Eine Auslagerung ist eine sinnvolle Ergänzung und kann eine gute Lösung sein, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Sparkasse z. B. in den Ruhestand oder in Elternzeit gehen. Da einzelne, wenige Tätigkeiten aber noch von der Sparkasse selbst erledigt werden müssen, muss mindestens eine Person mit entsprechendem Fachwissen innerhalb der Sparkasse da sein. Darauf kann man nicht verzichten.
Was macht die Zusammenarbeit mit dem S-Servicepartner aus Ihrer Sicht aus?
Die Kolleginnen und Kollegen vom S-Servicepartner haben ein sehr breites Fachwissen, sodass wir uns darauf bei der Bearbeitung unserer S-Vorsorge-Verträge verlassen können. Auch das Miteinander ist sehr angenehm: Alle sind hilfsbereit und höflich, sodass die Gespräche immer nett und lösungsorientiert sind.
Rückblickend betrachtet, würden Sie was anders machen? Welche Erkenntnisse nehmen Sie für die Zukunft mit?
Vielleicht würden wir bei der nächsten Auslagerung noch etwas mehr darauf achten, welche Tätigkeiten vom Dienstleister übernommen werden und ob durch den Fullservice alle für uns relevanten Prozesse abgedeckt sind. Dafür würden wir uns mehr Zeit nehmen, denn da geht es ins Detail, in die Bearbeitungsebene. Da unsere Erfahrungen ansonsten sehr positiv sind, würden wir uns immer wieder für eine Auslagerung der Bestandsbearbeitung von S-Vorsorge-Verträgen an den S-Servicepartner entscheiden.
