Make or buy? Mit dem BdZ-Sourcingtool zu mehr Transparenz und Planbarkeit
Im Juli 2017 startete das DSGV-Projekt „Betriebsstrategie der Zukunft“ (BdZ) unter Mitwirkung von Sparkassen, Verbänden und Verbundpartnern. Das gemeinsame Ziel: Chancen zur Effizienzsteigerung in den Stabsbereichen und der Marktfolge identifizieren und umsetzen. Im Ergebnis lieferte das Projekt Transparenz über wichtige Lösungen zur Optimierung betrieblicher Prozesse, inhaltliche Beschreibungen für Standards sowie Instrumente zur Bewertung und Entscheidungsfindung für die Umsetzung in den Sparkassen.
Regionalverbände und Verbundpartner begleiteten den Rollout in den Sparkassen. So bot der S-Servicepartner Sparkassen z. B. mit seinem BdZ-Sourcingtool ein unterstützendes Werkzeug für eine Bestandsaufnahme der IST-Prozesse, für Optimierungsansätze und einen Vergleich von Eigenfertigung und Auslagerung.
Als eine der ersten Sparkassen hat die Sparkasse Harburg-Buxtehude das Tool des S-Servicepartners eingesetzt. Andreas Steinke, leitender Direktor Personalwesen, hat den Analyse- und Umsetzungsweg in seinem Haus eng begleitet und berichtet im Interview über die Erfahrungen der Sparkasse.
Herr Steinke, die Sparkasse Harburg-Buxtehude arbeitet bereits seit 2010 mit dem S-Servicepartner in unterschiedlicher Intensität zusammen, d. h. also schon vor dem BdZ-Projekt. Wie kam es zu dieser Zusammenarbeit?
Wir haben einen Partner gesucht, der uns einzelne Prozesse zu unterschiedlichen Zeiten abnehmen kann. Wir hatten nämlich eine Abteilung mit einem hohen Altersdurchschnitt im Haus. Hier ging es darum, zu prüfen, ob die Auslagerung eine Alternative zur eigenen Nachbesetzung sein kann. Und das war sie, deshalb haben wir uns für eine Zusammenarbeit entschieden.
Das BdZ-Projekt ist inzwischen offiziell beendet. Der DSGV zog ein positives Fazit, verwies aber auch darauf, dass das Potenzial in den Sparkassen noch nicht vollkommen ausgereizt sei. Wo steht Ihre Sparkasse heute in Sachen Standardisierung und Auslagerung?
Wir haben bereits viele Themen standardisiert und ausgelagert. Die PARES-Betrachtungen der vergangenen Jahre haben gezeigt, dass wir bei der Soll-Mitarbeiterkapazität in den Stäben, in der Marktfolge sowie der Vertriebsunterstützung gut aufgestellt sind. Daher haben wir im Rahmen eines sehr ambitionierten Vergleich-Niveaus begrenzt Potenziale identifiziert. Das bedeutet für uns, dass der Aufwand für die Identifikation auslagerungsfähiger Prozesse größer und der Effekt entsprechend kleiner wird. Dennoch gehen wir davon aus, dass wir sukzessive weitere Prozesse auslagern.
Sie haben im Rahmen von BdZ das Sourcingtool des S-Servicepartners eingesetzt. Was hat sie am Angebot überzeugt?
Der Vergleich von Eigenfertigung und Auslagerung auf Prozessebene war gut nachvollziehbar und transparent. In den Sparkassen hat sich in den letzten Jahren verstärkt eine Prozessdenke durchgesetzt, die man vorher eher im produzierenden Gewerbe, z. B. der Autoindustrie, gefunden hat. So ist im Rahmen einer Auslagerung auch zu prüfen, welche Auswirkungen diese auf die Vorprozesse hat. Denn es geht um den Gesamtprozess. Diese Änderungen müssen den betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bekannt sein und gut vermittelt werden, damit diese auch als Erleichterung erfahren werden. Dafür ist das kommunikative Zusammenspiel zwischen Dienstleister, Dienstleistersteuerung in der Sparkasse und Vertriebseinheiten sehr wichtig. Die Grundlage dafür bildet das BdZ-Sourcingtool des S-Servicepartners.
Das Angebot des S-Servicepartners umfasst eine neutrale Beratung sowie den Vergleich von Eigenfertigung und Auslagerung. Wie sah das ganz konkret in der Praxis aus?
Sowohl die Anbahnungsgespräche als auch der fachliche Austausch für die Detailanalysen waren sehr kompetent und angenehm. Für einen neutralen Vergleich konnten wir vorbereitete Tabellen nutzen und dort einfach unsere Institutszahlen ergänzen. Die Lieferung der Zahlen anhand genau beschriebener PPS_neo-Prozesse machte es uns leichter, da wir diese bereits einsetzen. Daher war der Aufwand auf unserer Seite auch angemessen.
Im nächsten Schritt haben wir abgeglichen, ob die für uns interessanten Prozesse auch im Produktangebot des S-Servicepartners enthalten waren. Bei einer Übereinstimmung haben wir zu dem jeweiligen Prozess unsere Arbeitsmengen geliefert und daraufhin ein Angebot für eine Auslagerung erhalten.
Welchen Nutzen konnten Sie aus den Ergebnissen des BdZ-Sourcingtools und der Zusammenarbeit mit dem S-Servicepartner für Ihre Sparkasse ziehen?
Wir konnten auf der Basis der Ergebnisse einen auf unsere Bedürfnisse abgestimmten Sourcingplan entwickeln. Wir lagern nun in Etappen aus: Sobald die bei uns zuständigen Mitarbeitenden ausscheiden, gehen bestimmte Prozesse zu unseren Wunschzeitpunkten an den S-Servicepartner über. Auch, wenn wir in einzelnen Prozessen gut aufgestellt sind und ggf. günstiger arbeiten, zählt bei einer solchen Analyse und Entscheidung zwischen Eigenfertig und Auslagerung die Summe der Prozesse und der Rundumblick. Wir haben die Erfahrungen und Kompetenzen des S-Servicepartners sehr gut mit dem Wissen in der Sparkasse vernetzt und in unserer erfolgreichen Zusammenarbeit gegenseitig voneinander gelernt. Am Ende steht das Ergebnis und hier hat uns das Gesamtangebot des S-Servicepartners überzeugt.
Neben all den Zahlen und Vergleichen geht es hier auch um Menschen, die die Prozesse bearbeiten. Wie haben Sie Ihre Mitarbeitenden auf diesem Weg mitgenommen?
Alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden frühzeitig eingebunden und unterstützen in Teilen selber durch fachliches Wissen die reibungslosen Übergänge zum S-Servicepartner. Bei operativen Themen merken wir teils noch, dass das Verständnis für das Zusammenspiel zwischen allen Prozessbeteiligten weiter optimiert werden muss – angefangen im Vertrieb, wo klar sein muss, an wen ich mich wende, wenn Themen auftauchen bis hin zum Vertriebsmanagement, wo die Qualität gelebter Prozesse betrachtet werden muss, um Fehlentwicklungen zu vermeiden.
Zu guter Letzt ein Blick in Richtung Zukunft: Wie geht es bei der Sparkasse Harburg-Buxtehude weiter? Was sind Ihre nächsten Schritte?
Die noch offenen, bereits abgestimmten Prozesse werden jetzt ausgelagert. Dazu zählt z. B. die Pfändungssachbearbeitung, die zum 1. Juli 2023 an den S-Servicepartner übergeht. Das ist dann der 4. Themenbereich. Außerdem prüfen wir, ob sich weitere Prozesse in unserem Hause für eine sukzessive Auslagerung eignen. Und wir wollen an dem eben aufgeführten Zusammenspiel aller Beteiligten arbeiten, was uns sicher im gemeinsamen, konstruktiven Austausch mit unserem Dienstleister gelingen wird.
Vielen Dank für das Interview und das Teilen Ihrer Erfahrungen mit dem BdZ-Sourcingtool.
Sie haben Interesse an weiteren Informationen und wollen das BdZ-Sourcingtool auch für Ihre Sparkasse einsetzen? Dann melden Sie sich direkt bei uns: vertrieb@s-servicepartner.de