Herr Mingers, vielleicht können sie uns zu Beginn einmal abholen. Wie kam es, dass der DSGV die Arbeitsgruppe beauftragt hat?

Mingers: Vielleicht fangen wir mit dem großen Zielbild an: Das Projekt hat ganz klar empfohlen, dass die Aktivitäten im Auslandsgeschäft für die Sparkassen gebündelt werden. Um den Vertrieb sollen sich S-Internationals kümmern. Vertriebsferne Prozesse sollen Dienstleister abwickeln. Denn in Summe hat die Sparkassen-Finanzgruppe einen großen Geschäftsumfang, sodass sich die gebündelte Abwicklung lohnt. Empfohlen wurde übrigens die Auslagerung an beide Dienstleister – an uns als DSGF und an den S-Servicepartner.

Im Zuge des Rollouts stellten wir jedoch fest, dass die Schnittstellen zwischen Vertrieb und Backoffice von den Sparkassen und S-Internationals noch sehr heterogen ausgelegt wurden. Wir haben dem Projekt daher gemeinsam angeboten, das zu harmonisieren. Das heißt, wir definieren zunächst einmal die Sollprozesse und Schnittstellen zwischen uns Dienstleistern und den S-Internationals in Bezug auf vertriebsferne Produktservices. Daran schließt sich dann eine Praxisvalidierung dieser Sollprozesse an.

Remke: Hier möchte ich gleich ergänzen. In NePoSiA gilt wie für alle anderen Themen auch: Wenn wir Individualprozesse abbilden, dann können wir niemals die möglichen Synergie-Effekte heben. Das geht nur im Standard. Und da wir hier bei beiden Dienstleistern das notwendige Know-how haben, haben wir das proaktiv angesprochen, um möglichst zügig zu Ergebnissen zu kommen. Der DSGV hat dies bestätigt und so ist die Arbeitsgruppe entstanden.

Mingers: Noch ein Hinweis zum Standard. Es wird beim Auslandsgeschäft natürlich wichtig sein, mit einer modularen Ausgestaltung der Produkte und Prozesse eine gewisse Möglichkeit der Ausgestaltung zu schaffen.

Können Sie uns genauer erläutern, welche Themen bearbeitet werden?

Remke: Wir definieren und beschreiben für die einzelnen Produkte im Dokumentären Geschäft die Prozesse und Schnittstellen zwischen uns Dienstleistern und den S-Internationals – im Zielbild von NePoSia. Warum betone ich das so? Weil wir von der von Holger Mingers zu Beginn skizzierten Zielwelt ausgehen: Nicht die einzelne Sparkasse kümmert sich selbst um den Vertrieb im Auslandsgeschäft, sondern die S-Internationals. Wir gestalten sozusagen den Masterplan für die gesamte Sparkassen-Finanzgruppe mit. Wir werden uns zunächst auf die Prozesse im Dokumentären Geschäft mit den Bereichen Inkassi, Akkreditive und Garantien fokussieren und eine Detaillierung zwischen vertriebsnahen und -fernen Prozessen vornehmen.

Mingers: Dabei fangen wir natürlich nicht bei null an. Im Projekt selbst wurden für die Produkte des Dokumentären Geschäfts bereits grobe Prozesse definiert. Allerdings ist diese grobe Definition der Prozesse, wie die Erfahrung auch in anderen Bereichen zeigt, für eine Umsetzung in die Praxis nicht ausreichend. Wir müssen die Prozesse also noch detaillierter beschreiben.

Dass beide Dienstleister das jedoch gemeinsam machen, ist ein Novum. Wie kam es denn zu diesem Schulterschluss?

Remke: Wir haben beide erkannt, dass wir diese groben Prozesse noch einmal validieren und prüfen müssen. Dabei hat sich schnell herausgestellt, dass es nicht sinnvoll ist, wenn jeder Dienstleister das für sich macht. Und so kam schnell die Idee der Zusammenarbeit auf.

Mingers: Unser gemeinsames Ziel: gute effiziente Prozesse, die von allen Prozessbeteiligten auch akzeptiert werden. Wir stellen damit die Weichen für eine einheitliche Bearbeitungslogik für alle – dann in der Spitze bis zu 18 – S-Internationals, mit der wir effizient produzieren können.

Wer sind denn die Prozessbeteiligten? Wer arbeitet noch daran mit?

Mingers: Zuerst einmal die S-Internationals. Hier haben wir drei mit in die Arbeitsgruppe geholt: Nordbayern, Baden-Württemberg Nord und Westfalen-Lippe. Sie sind ja das Gegenstück zu uns und sollten die Prozesse auslagern. Mit diesen werden wir Prozesse einmalig erarbeiten, die dann auch für andere gelten sollen. Die nicht direkt beteiligten S-Internationals werden wir über die vorhandenen Informationskanäle auf dem Laufenden halten. Ergänzend dazu haben wir auch die Landesbanken ins Boot geholt. Denn teilweise werden diese auch im Zielbild noch eingebunden werden, wenn sie prozessual Aufgaben oder Risiken übernehmen oder die Abwicklung ins Ausland übernehmen.

Remke: Wir haben im Juni 2023 alle Beteiligten zu einem gemeinsamen virtuellen Kick-off-Termin eingeladen und nun, Anfang September 2023, ein Review durchgeführt. Neben den S-Internationals und Landesbanken waren auch die Finanz Informatik, Vertreter aus dem PPS-PAT, der DSGV und die Berater aus dem Projekt NePoSia eingeladen. Mit diesem großen Teilnehmerkreis haben wir alle Beteiligten abgeholt und eingebunden. Und alle konnten sich sofort auch mit einbringen. Die vernetzte Arbeit im Projekt zahlt sich aus, unsere Experten kennen die Beteiligten und haben den Weitblick, wen man an welcher Stelle braucht.

Herr Mingers, Sie haben sich selbst fachlich auch als Geschäftsführer intensiv eingebracht und waren bei den Terminen dabei. Wie nahmen die Beteiligten die Aktivitäten auf?

Mingers: Das Feedback war sehr klar: Der Kick-off-Termin und die Aktivität der Arbeitsgruppe wurden als sehr sinnvoll eingeschätzt. Die S-Internationals zeigten sich zufrieden, dass wir das Thema in dieser Form auch angehen. Für uns bedeutsam: Alle haben sich auf das Zielbild committet, auch wenn sie noch keine konkreten Auslagerungspläne haben.

Remke: Und das ist nicht verwunderlich, da mag ich noch einmal auf den strategischen Hintergrund von NePoSiA hinweisen. Das Auslandsgeschäft ist für Sparkassen ein wichtiges zukunftsträchtiges Geschäftsfeld. Die S-Internationals können den Vertrieb für die Sparkassen bestens aufstellen und den Markt perfekt abdecken. Die Kunden der Sparkassen erhalten damit ein umfangreiches Produktportfolio. Und damit sich die S-Internationals auf ihre Kernkompetenz, den Vertrieb, konzentrieren können, unterstützen wir bei den vertriebsfernen Prozessen.

Mingers: Genau, denn unser Ziel sind einheitliche standardisierte Prozesse für alle S-Internationals, mit denen wir eine hohe Effizienz erzielen. Sobald die Sparkassen sich einer S-International anschließen, profitieren sie von den Effekten.

Ich möchte noch einmal auf den Aspekt der Zusammenarbeit eingehen. Wie können beide Dienstleister sich in der Arbeitsgruppe ergänzen?

Mingers: Wir haben in beiden Häusern jahrelange Erfahrung und ergänzen uns aus meiner Sicht hervorragend. Wir arbeiten konstruktiv und auf Augenhöhe miteinander. In beiden Häusern hat das Thema Prozessgestaltung eine hohe Priorität. Ergänzen Sie mich gern, Herr Remke.

Remke: Ich möchte das unterstreichen. Die Kolleginnen und Kollegen berichten mir, dass sie auf der Arbeitsebene sehr wertschätzend miteinander umgehen und lösungs- und zielorientiert am Thema arbeiten.

Können Sie uns zuletzt noch kurz einen Ausblick auf den Zeitplan geben? Wie geht es weiter?

Mingers: Geplant war, dass wir im Dezember 2023 dem Lenkungsausschuss von NePoSiA die Arbeitsergebnisse vorstellen. Klar war auch, dass es ein sehr ambitioniertes Ziel war! Die Projektarbeit der vergangenen Wochen hat gezeigt, dass es klug und sinnvoll ist, sich ausreichend Zeit für die komplexen Sachverhalte und die Abstimmung innerhalb der Arbeitsgruppe zu nehmen. Wir haben daher in dem kürzlich durchgeführten Review gemeinsam vereinbart, den Zeitplan bis zum Ende des ersten Quartals 2024 zu strecken.

Remke: Wichtig ist, dass wir am Ende ein für alle beteiligten Parteien optimales Ergebnis erzielen. Nur so schaffen wir die erforderliche breite Akzeptanz in der Sparkassen-Finanzgruppe, um das Zielbild von NePoSiA erfolgreich umsetzen zu können. Diese Meinung teilen im Übrigen auch alle unsere Partner und Stakeholder in der Arbeitsgruppe. Der Zeitplan ist durchaus auch weiterhin ambitioniert, aber ich bin sicher: Gemeinsam können wir das schaffen.

Dabei wünsche ich weiterhin viel Erfolg und eine gute Zusammenarbeit! Vielen Dank für das Gespräch!

Das Interview führte Juliane Schälicke, Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit im S-Servicepartner