Schnell und sicher über die Ziellinie: Auslagerung als strategische und zukunftsorientierte Entscheidung
4.783 – so viele Stellen sind aktuell bundesweit im Rechnungswesen ausgeschrieben. Auch in der Sparkassen-Finanzgruppe ist der Fachkräftemangel deutlich spürbar. Sparkassen stehen zunehmend vor der Herausforderung, geeignete Spezialistinnen und Spezialisten für offene Stellen im Rechnungswesen zu rekrutieren und somit dem Fachkräftemangel erfolgreich entgegenzuwirken. Eine mögliche Lösung: die Auslagerung an den S-Servicepartner.
Seit 2010 greift die Sparkasse Bayreuth auf die Unterstützung des S-Servicepartners zurück. Zunächst in der Pfändungsbearbeitung und seit gut zwei Jahren auch im Rechnungswesen. Warum sich die Sparkasse Bayreuth 2022 für eine Auslagerung in diesem Geschäftsbereich entschied und welchen Nutzen die Sparkasse aus der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister zieht, verrät Wolfram Münch, Vorstandsvorsitzender der Sparkasse Bayreuth, im Interview.
Herr Münch, seit gut 14 Jahren vertraut die Sparkasse Bayreuth auf das Fachwissen der Expertinnen und Experten aus dem S-Servicepartner. Gehen wir zunächst zurück auf Anfang: Warum entschied sich Ihr Institut im Jahr 2010 für eine Auslagerung in der Pfändungsbearbeitung? Und wie kam eine weitere Zusammenarbeit im Rechnungswesen zustande?
Bereits im Jahr 2010 stand unser Haus vor der Herausforderung, genügend Fachkräfte in der Pfändungsbearbeitung zu stellen. Abzeichnende Ruhestandseintritte, krankheitsbedingte Ausfälle oder auch natürliche Fluktuation führten zu diesem Zeitpunkt zu einem personellen Engpass. Für unser Haus stand schnell fest, dass wir zur Sicherstellung der Pfändungsbearbeitung einen verlässlichen und erfahrenen Partner an unserer Seite brauchen, der uns in diesem Bereich Entlastung bringt. Bereits nach kürzester Zeit erhielten wir schließlich die Unterstützung von den Kolleginnen und Kollegen aus dem S-Servicepartner.
Mit der gleichen Situation waren wir ebenfalls im Jahr 2022 konfrontiert – dieses Mal jedoch im Rechnungswesen. Mit Blick in die Zukunft kristallisierte sich für unser Institut heraus, dass sich der Fachkräftemangel in den kommenden Jahren verschärfen und somit die Rekrutierung von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Rechnungswesen immer schwieriger wird. Insofern traf unser Institut vor gut zwei Jahren eine zukunftsweisende Entscheidung und sicherte sich erneut Ressourcen des S-Servicepartners. Bereits der erste Telefonanruf war sehr zufriedenstellend. Das Gespräch zwischen unserer Sparkasse und dem Dienstleister fand auf Augenhöhe statt. Unser Anliegen wurde von den zuständigen Kolleginnen und Kollegen aus dem S-Servicepartner verstanden und ernst genommen. Das gab uns als Sparkasse ein sicheres Gefühl und bekräftigte uns in der Entscheidung, die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister auszuweiten.
Wenige Wochen nach dem ersten Gespräch zwischen der Sparkasse Bayreuth und dem S-Servicepartner ging es bereits in die Umsetzung. Wie lief die Anbindung ab?
Die Anbindung begann mit einem umfangreichen Soll-Ist-Abgleich unserer aktuellen Prozesse im Rechnungswesen und mündete in einem Maßnahmenplan zur Angleichung an die Standardprozesse des S-Servicepartners. Hier erfuhren wir erste Mehrwerte, da unsere bisher gelebten Prozesse insgesamt auf den Prüfstand gestellt und hinterfragt wurden. Durch gezielte Quick wins konnten wir schließlich erste Effizienzgewinne verbuchen.
Die weitere Angleichung unserer Prozesse an den Standard erfolgte dann sukzessive und mit tatkräftiger Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen aus dem S-Servicepartner. Auch im Changemanagement wurden wir dabei regelmäßig unterstützt und haben so versucht, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestmöglich durch den Veränderungsprozess zu begleiten.
Das Rechnungswesen ist bekanntermaßen ein umfangreicher Geschäftsbereich. Wie sieht die Aufgabenteilung zwischen Sparkasse und Dienstleister aus?
Von der Anlagenbuchhaltung über vierteljährliche Finanz-Reports bis hin zum handelsrechtlichen Jahresabschluss: Der Dienstleiter entlastet unser Institut im gesamten Rechnungswesen. Wenngleich die Verantwortung für die Prozesse letztlich immer bei der Sparkasse verbleibt. Bei auftretenden Fragen und Probleme erhalten unsere Mitarbeitenden direkte und pragmatische Hilfestellung von den Kolleginnen und Kollegen aus dem S-Servicepartner – entweder per Telefon, per E-Mail oder per Zuschaltung auf das System. Die räumliche Distanz ist daher kaum zu spüren.
Regionalverbände und Sparkassen schätzen den S-Servicepartner als Praxis- und Umsetzungspartner. Warum würden Sie den S-Servicepartner weiterempfehlen?
Die digitale Welt entwickelt sich rasant weiter und somit unterliegt auch das Rechnungswesen einem stetigen Wandel. Eine Sparkasse muss aus diesem Grund immer hinterfragen, inwieweit diese prozessual modern und richtig aufgestellt ist. Durch die Zusammenarbeit mit anderen Sparkassen bringen die Spezialistinnen und Spezialisten aus dem S-Servicepartner genau dieses erforderliche Fachwissen mit. Die Beraterinnen und Berater unterstützen uns nicht nur im Tagesgeschäft, sondern schlagen uns aus eigener Initiative unter anderem Prozessoptimierungen vor. Mit dieser Fullservice-Unterstützung trägt uns der S-Servicepartner förmlich über die Ziellinie. Neben der umfassenden fachlichen Expertise sind aber auch der kollegiale und menschliche Umgang hervorzuheben.
Wie bereits zu Anfang des Interviews erwähnt, wird der Fachkräftemangel auch in den kommenden Jahren anhalten. Plant die Sparkasse Bayreuth daher die Zusammenarbeit mit dem S-Servicepartner in Zukunft weiter auszubauen?
Die Auslagerung von Teilbereichen ist eine mögliche Option, die in der Umsetzung jedoch Zeit benötigt. Insofern wird sich unser Haus frühzeitig mit dieser Thematik auseinandersetzen und prüfen, inwieweit unser Institut perspektivisch erneut auf die Unterstützung des S-Servicepartners zurückgreift.
Vielen Dank für das Interview und das Teilen Ihrer Erfahrungen.