Papier war gestern: Kreditakten sicher und effizient digitalisieren
Ob Baufinanzierung oder Investitionskredit – hinter jedem Kredit steckt eine Akte. Oft über Jahre gewachsen, kann diese mehrere hundert Seiten umfassen und liegt in einigen Häusern noch immer ausschließlich in Papierform vor.
Doch in Zeiten zunehmender regulatorischer Anforderungen, steigender Kundenerwartungen an digitale Services und wachsender Effizienzanforderungen ist klar: Die Zukunft der Kreditakte ist digital. Sie bietet nicht nur einen schnelleren Zugriff, mehr Transparenz und schlankere Prozesse – sie ist ein wesentlicher Baustein für eine moderne und zukunftsfähige Kreditbearbeitung.
Die Sparkasse Oder-Spree ist diesen Schritt bereits gegangen. Im Jahr 2024 entschied sich das Haus dazu, sämtliche Kreditakten vollständig zu digitalisieren. Für die Umsetzung holte sich die Sparkasse Unterstützung bei ihrem vertrauten Partner: dem S-Servicepartner. In enger Zusammenarbeit wurden in nur wenigen Monaten rund 13.000 Akten strukturiert aufbereitet und revisionssicher digitalisiert.
Weg vom Papier, hin zur digitalen Lösung
Die Digitalisierung einer Kreditakte erfordert mehrere aufeinander abgestimmte Schritte – vom Entfernen von Haftnotizen und Klammern über den Scanvorgang bis hin zur strukturierten Archivierung im digitalen System. Für die Sparkasse Oder-Spree stand schnell fest, dass diese Aufgabe angesichts der Vielzahl an Akten nur mit einem erfahrenen Dienstleister realisierbar ist. Die Sparkasse entschied sich daher dazu, erneut auf die Unterstützung des S-Servicepartners zu setzen – einem langjährigen Partner, mit dem das Institut bereits seit 2013 erfolgreich in den Bereichen Bonitätsanalyse und Wertermittlung zusammenarbeitet.
Ronny Minack, Projektleiter Kreditakten-Digitalisierung bei der Sparkasse Oder-Spree, berichtet: „Die Corona-Pandemie hat eindrücklich gezeigt, wie wichtig ein ortsunabhängiger Zugriff auf Informationen ist. Gleichzeitig sind die Anforderungen aus Kundensicht gestiegen: Es braucht schnelle, digitale Wege zur Kommunikation und zum Austausch von Dokumenten. Durch die gesetzliche Aufhebung der Notwendigkeit eines papierbasierten Archivs wuchs in unserem Haus der Wunsch nach einer vollständig digitalen Lösung. Aufgrund der positiven Erfahrungen aus der Vergangenheit haben wir uns erneut für die Zusammenarbeit mit dem S-Servicepartner entschieden.“
Flexible Unterstützung aus einer Hand
Im ersten Schritt galt es, rund 7.000 Akten zu digitalisieren. Ein Logistikpartner holte die Unterlagen an den Geschäftsstellen Fürstenwalde/Spree sowie Eisenhüttenstadt ab und transportierte sie zum Produktionsstandort des S-Servicepartners nach Düsseldorf. Dort übernahm ein erfahrenes Team die fachgerechte Aufbereitung, das Scannen sowie die revisionssichere Archivierung der Unterlagen – genau abgestimmt auf die spezifischen Anforderungen der Sparkasse.
Carlo Tekath, Gruppenleiter Archiv und Service im S-Servicepartner, erklärt: „Vom Transport bis zur Übergabe ins digitale Archiv: Wir bieten unseren Kunden einen vollumfänglichen Service. Mit unseren Hochleistungsscannern sind wir in der Lage, große Aktenbestände zügig und in hoher Qualität zu digitalisieren. Eine innerhalb der Akten vorhandene Dokumentenstruktur kann beibehalten und passgenau in das Zentrale Datenarchiv (ZDA) der Finanz Informatik überführt werden. Hier entscheidet der Kunde selbst über die detaillierte Dokumentenverarbeitung. Zudem statten wir sämtliche Dokumente mit einer OCR-Funktion aus, sodass diese im Anschluss nach Begriffen durchsuchbar sind und gezielte Recherchen möglich sind.“
Effizientere Prozesse, kürzerer Zugriff
Für das gesamte Projekt war eine Laufzeit von neun Monaten vorgesehen. Am Ende konnte das Team des S-Servicepartners die rund 55 Akten pro Tag zügiger als geplant verarbeiten. Dadurch entstand zusätzlicher Spielraum, um spontan weitere Akten der Sparkasse Oder-Spree zu erfassen. Insgesamt fanden rund 13.000 Akten ihren Weg ins digitale Archiv.
Alfred Brune, Abteilungsleitung Marktfolge Passiv im S-Servicepartner, berichtet: „Die Digitalisierung schafft einen echten Mehrwert für Sparkassen – durch deutlich effizientere Prozesse, kürzere Zugriffszeiten und eine gesteigerte Datensicherheit. Wir betreuen unsere Kunden ganzheitlich und individuell – vom gemeinsamen Festlegen des Aktenplans über die Erstellung von Musterordnern bis zur Implementierung einer Archivlösung. Zusätzlich bieten wir den Sparkassen einen ‚Scan on Demand‘-Service. Benötigt eine Sparkasse kurzfristig eine bestimmte Akte, stellen wir diese innerhalb von 24 Stunden digital bereit.“
Gemeinsam in die digitale Zukunft
Die Sparkasse Oder-Spree prüft mit Unterstützung des S-Servicepartners bereits weitere Schritte in Richtung Digitalisierung. Auch im Meldewesen wurde die Zusammenarbeit mit dem S-Servicepartner seit diesem Sommer ausgeweitet.
„Die Expertinnen und Experten des S-Servicepartners standen uns jederzeit schnell, verlässlich und flexibel zur Seite. Wir freuen uns, diese vertrauensvolle Zusammenarbeit auch in Zukunft fortzusetzen“, fügt Ronny Minack abschließend hinzu.